Mejora tus reuniones y mejorarás tu empresa
03/06/2015

Mejora tus reuniones y mejorarás tu empresa

Fuente: Blog de Idea Foster

 

Todos sabemos que sacar un proyecto adelante supone reuniones. Y las reuniones son un universo paralelo. Hay algunas lentas, otras dinámicas, aburridas, cortas, largas, etc. Sea como sea, lo que se quiere al final es que sirvan de alguna cosa y sean provechosas. Para ayudaros a conseguirlo os dejamos cinco puntos que debéis tener en cuenta sí o sí.

 

Se debe dejar claro el propósito de la reunión a todos los participantes. Si se llega con distintas expectativas y buscando objetivos diferentes se corre el riesgo de no centrarse y divagar entre varios puntos sin conseguir conclusiones concretas. El método más efectivo es mandar los puntos a tratar antes. Si a todo el mundo le va bien ya estará, si alguien quiere añadir puntos será comunicado a los participantes de la misma.

Todo el mundo es igual. Está claro que en cualquier empresa hay jerarquías, pero estas se deben quedar fuera de la sala. Si nos sentamos a la mesa con distintos roles nos podemos encontrar con el problema de que haya personas que no pregunten, hablen o aporten por miedo a lo que el jefe puede pensar, con lo que perderíamos la posibilidad de tener nuevas ideas, que enriquecerían seguro la reunión.

El lugar importa. Estar en el mismo sitio que siempre recrea situaciones y perpetúa problemas. Plantearse hacer offsites, ir fuera a espacios nuevos, que nos permita trabajar con tranquilidad, hacer dinámicas, grupos pequeños, será altamente beneficioso.

Si es larga, que sea provechosa. Seguro que demasiadas veces te has encontrado en una reunión que nunca acababa. Horas y horas dando vueltas sobre el tema y, a medida que los minutos aumentaban, la motivación descendía proporcionalmente. Por este motivo es importante marcar la duración de una reunión al empezar. Tenemos que pensar que debe ser suficientemente larga para que se pueda hablar de todo lo que queremos, aportar ideas y conceptos, pero a la vez limitada para que nadie se desmotive.

Implementa el papel del moderador. El moderador es el encargado de marcar la estructura de la reunión, preparar las dinámicas de trabajo y facilitar la misma. Su obligación es asegurarse que se están tratando los temas marcados, se respetan los turnos de palabra y se llega a una decisión. Todo esto en el tiempo que se ha definido previamente.